Программа курса «Эффективный помощник руководителя»

Курс  предназначен: для помощников руководителей, офис-менеджеров, сотрудников секретариата, административных подразделений, общего отдела, организационно-методического отдела и всех заинтересованных лиц.

Целью курса: приобрести комплекс знаний, необходимых в профессиональной работе, научить ведению делопроизводства в компаниях любого типа и организации секретарского обслуживания руководителя, изучить нормы и правила делового этикета, способы создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании.

Преимущества курса: ценность курса в его практической направленности, базирующейся на теоретических основах работы с информацией и документацией. Этот курс поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с любым типом руководителя в зависимости от стиля управления, приоритетов и ожиданий. Курс повышает технический, психологический и личностный уровень развития. Вы узнаете о современных тенденциях профессии, научитесь лучше понимать руководителя, найдете нестандартные подходы и решению административных задач, откроете новые горизонты для профессионального развития.

По окончании курса слушатели будут знать:

• в какой ситуации использовать тот или иной вид деловых писем;
• от чего зависит успех деловых коммуникаций;
• какие правила международного этикета помогают произвести нужное впечатление на собеседника;
• как распознать попытки манипуляций и противостоять им;
• какие способы концентрации внимания самые эффективные;
• как осуществлять планирование и оптимизацию времени, чтобы все успевать и т.д.

Продолжительность обучения: 1,5  месяца.

График занятий:утро, день, вечер, группы выходного дня, ЭКСПРЕСС-КУРС.

Обучение в мини-группах или индивидуально.

Документ, выдаваемый по окончании курса: СЕРТИФИКАТ.

Содержание программы «ЭФФЕКТИВНЫЙ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ»

1. Задачи и особенности должностной позиции «помощник руководителя». Роль и статус помощника руководителя в структуре организации, в обеспечении процессов управления. Требования к должности «помощник руководителя»: компетенции, профессионально-важные качества, международные стандарты. Деловая карьера, баланс личного и профессионального развития.
2. Обеспечение работы руководителя. Эффективное планирование и регулирование рабочего времени руководителя. Методы планирования, выбор и расстановка приоритетов, поиск резервов. Корректировка плана в условиях изменений и неопределенности. Координирующая роль помощника руководителя. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры. Реализация управленческих решений, организация обратной связи с руководителем: передача распоряжений, делегирование полномочий, координация, контроль исполнения. Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации.
3. Организация приема руководителем сотрудников и посетителей. Особенности работы с VIP гостями. Фильтрация нежелательных телефонных звонков и посетителей.
4. Обеспечение делового взаимодействия с руководителем.Стратегии взаимодействия с руководителями различных психологических типов. Понимание задач и управленческого стиля руководителя. Лояльность и конфиденциальность в работе. Построение успешного делового взаимодействия с руководителем. Роли и сценарии в деловом общении. Устранение барьеров и установок. Оценка эмоционального состояния руководителя по внешним проявлениям. Методы достижения взаимопонимания и психологической совместимости. Получение обратной связи на свою работу.
5. Повышение профессиональной эффективности помощника руководителя. Личный план, как средство повышения профессиональной эффективности. Методики продуктивного планирования и координации собственной работы. Оперативное и долгосрочное планирование. Польза делегирования. Построение личной системы тайм-менеджмента: учет и контроль затрат времени, резервы эффективности. Задачи помощника руководителя по подготовке и обслуживанию совещаний. Построение эффективной модели делового совещания с учетом внутрифирменных коммуникаций и стандартов организационной культуры. Стратегия повышения профессиональной эффективности помощника руководителя: развитие деловых навыков и компетенций. Предотвращение «профессионального выгорания»: навыки защиты от стрессов, технологии самосбережения.
6. Представительская деятельность помощника руководителя. Организационные ценности и организационное поведение. Роль помощника руководителя в формировании имиджа фирмы через элементы маркетинга, рекламы и связи с общественностью. Выбор личного имиджа помощника руководителя в соответствии с корпоративными стандартами. Организация пресс-конференций и презентаций руководителя, формирование его имиджа. Установление контакта с расширенной аудиторией. Навыки публичного выступления.
7. Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии. Особенности и сложности делового взаимодействия в коллективе на разных уровнях. Понятие коммуникативной компетентности. Правила дистанционного общения. Распознавание и предупреждение конфликтных ситуаций. Эффективные стратегии поведения. Правила бесконфликтного общения. Манипуляции и способы защиты от нее. Оценка и корректировка собственной стратегии поведения в сложных ситуациях.
8. Участие помощника руководителя в проведении переговоров. Методы успешного ведения переговоров. Зарубежные методики. Приемы быстрого изучения партнера. Внешняя оценка собеседника, установление контакта. Выработка регламента беседы. Активные методы воздействия на собеседника, постановка вопросов. Подведение итогов и завершение переговоров. Стандарты и регламенты организации деловых встреч и переговоров: помещение, документация, рассадка за столом переговоров. Международные стандарты и особенности ведения переговоров.
9. Документационное обслуживание руководителя. Стандарты в области управления документами. Требования в работе с документами на основе ГОСТов и ведомственных рекомендаций. Структурно-графическая и текстовая подготовка управленческой документации. Правила оформления документов. Придание документами юридической силы. Порядок работы с конфиденциальными документами. Оптимизация бизнес-процессов через оптимизацию документопотоков. Документооборот принятия и исполнения управленческих решений. Регламент и распределение ответственности. Контроль работы с документами. Международная деловая переписка в соответствии со стандартами ISO. Требования к составлению и оформлению делового письма, к языку и стилю, писем.
10. Организация работы с зарубежными партнерами. Знание бизнес-культур — профессионально-важное качество для успешного бизнеса. Национальные модели построения деловых отношений. Особенности поведения деловых людей Западной Европы, Англии, США, Японии, Китая, Южной Кореи и других стран.
11. Бизнес-этикет, стандарты деловой культуры в обеспечении процессов управления. Корпоративные стандарты и регламенты деловой культуры. Правила приветствия, представления, знакомства. Обмен визитными карточками. Стандарты телефонного общения. Бизнес-подарки. Организация буфетного обслуживания деловых встреч и переговоров с учетом особенностей различных бизнес-культур. Подготовка стандартного европейского фуршетного стола. Выбор вина и напитков, выбор простых закусок. Правила офисного гостеприимства. Угощение в офисе. Как правильно подавать чай, кофе, прохладительные напитки.
12. Зачет.